Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) – это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.
Согласно постановлению РФ №477 организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны РФ (ФСО).
Через нее ежегодно подключаются новые абоненты МЭДО: органы исполнительной власти субъектов РФ, иные государственные органы и государственные внебюджетные фонды.
На текущий момент абонентами МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Государственная Дума и Совет Федерации Федерального собрания РФ, Счетная палата РФ, Федеральные органы исполнительной власти РФ, Правительства ряда субъектов РФ.
Таким образом, все органы власти и иные государственные учреждения, которые являются действующими или потенциальными абонентами системы МЭДО должны реализовать в своих внутренних СЭД механизмы сопряжения с данной системой.
Коннектор к МЭДО позволяет полностью решить эту задачу для тех заказчиков, чья внутренняя СЭД создана на базе системы DIRECTUM.
Содержание
Возможности решения
Техническое решение «Коннектор к МЭДО» позволяет:
- загружать в систему DIRECTUM и обрабатывать поступающие по системе МЭДО ЭСД-документы любого типа: транспортные контейнеры, документы, уведомления и квитанции;
- преобразовывать входящие ЭСД-документы в объекты DIRECTUM: электронные документы, приложения к ним, записи справочников Регистрационно-контрольные карточки, Обращения граждан и организаций, Документы МЭДО и Уведомления МЭДО с автоматическим заполнением полей;
- формировать и проставлять на документы штампы регистрационных данных, а также штампы электронной подписи;
- отслеживать состояние исполнения работ по ЭСД-документам, поступившим из МЭДО: первичное рассмотрение, регистрация, назначение исполнителей, направление ответов;
- выгружать из системы DIRECTUM исходящие документы, уведомления и квитанции в формате пакетов МЭДО для отправки корреспондентам;
- администрировать, контролировать работу технического решения, добавлять новых корреспондентов и своевременно получать уведомления об ошибках при работе с МЭДО: отказы в регистрации, пакеты, поступившие с нарушением формата и пр.;
- вести историю работы с системой МЭДО.
Коннектор к МЭДО предусматривает минимальное вмешательство во внутреннюю логику работы СЭД и допускает его использование при серьезной модификации компонент DIRECTUM.
Организация обмена данными
Для организации обмена данными через МЭДО потребуется установить:
- Абонентский пункт МЭДО — Программно-аппаратный комплекс ПАК «Сопряжение-Д»;
- Компоненты технического решения «Коннектор к МЭДО».
Схема взаимодействия СЭД и МЭДО
Описание работы
Процесс обмена данными по каналам МЭДО посредством коннектора имеет вид:
Схема работы решения
Входящие документы (обращения) загружаются в систему DIRECTUM и отправляются задачей ответственному за регистрацию или делопроизводителю. Ответственный проверяет документ на соответствие требованиям и принимает решение: регистрировать документ или отказать в регистрации. По результатам принятого решения отправитель получит соответствующее уведомление.
В дальнейшем работа с входящими документами ведется через решение «Делопроизводство и Канцелярия». Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководителю подразделения, а руководитель, в свою очередь, выносит резолюцию и отправляет документ на исполнение.
Исходящие документы создаются в системе DIRECTUM либо по инициативе одного из сотрудников, либо в ответ на входящий документ.
Такие документы согласуются с заинтересованными лицами и также регистрируются ответственным сотрудником. При регистрации в РКК указывается способ отправки МЭДО.
Таким образом, чтобы отправить документ корреспонденту МЭДО, потребуется лишь нажать на кнопку МЭДО, и документы будут автоматически отправлены на нужный адрес.
Подробный алгоритм и схемы работы коннектора приведены в документации на техническое решение.
Бизнес-эффект
Внедрение технического решения позволит:
- соблюдать нормативные требования, предъявляемых к организации МЭДО в органах исполнительной власти и иных государственных учреждениях, чьи внутренние процессы реализованы через СЭД;
- минимизировать трудозатраты делопроизводителей и ИТ-специалистов, связанные с появлением нового способа доставки/отправки корреспонденции;
- исключить финансовые затраты на доставку корреспонденции (почтовые расходы, курьерские услуги) другим участникам МЭДО;
- значительно сократить сроки прохождения корреспонденции между абонентами МЭДО (до нескольких часов);
- своевременно получать оперативную информацию о результатах рассмотрения документов, отправленных в адрес других органов власти — корреспондентов МЭДО.
Основание для внедрения
Постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 утверждено «Положение о системе межведомственного электронного документооборота». Согласно этому положению (с изменениями и дополнениями от: 1 августа 2011 г., 6 сентября 2012 г., 6 апреля 2013 г):
«Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов (далее соответственно — информационные системы электронного документооборота, участники межведомственного электронного документооборота)».
Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.
Распоряжением Правительства РФ от 02 октября 2009г. №1403-р утверждены технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.
Приказом директора ФСО РФ утвержден «Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота».
Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №186/258 от 27 мая 2015 утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), учитывающие, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», которые в т.ч. предусматривают, что «СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее — система МЭДО)». Указанные требования «…распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ».
Источник: https://www.directum.ru/solution/4885967
Система межведомственного электронного документооборота органов власти
Взаимодействие реализуется в рамках:
- системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
- единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Что такое МЭДО и для чего она нужна?
Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)1 — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.
Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.
Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:
- документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,
- уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.
Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.
Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.
Принцип и технические решения МЭДО
Основной принцип МЭДО — интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.
В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:
- все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;
- каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);
- каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:
- для поступающих по МЭДО сообщений — прием и преобразование из единого формата обмена во формат СЭД для дальнейшей обработки;
- для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.
Состояние дел и перспективы развития МЭДО
МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015 к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.
Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.
На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации.
По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.
В настоящее время МЭДО переходит на качественно новый уровень развития — осуществляется переход на обмен по МЭДО документами в электронном виде2.
Разработаны и утверждены следующие документы:
- Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;
Источник: https://www.eos.ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo/
Межведомственный документооборот
Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) занимает важное место в построении единой системы электронного правительства — и подразумевает обеспечение взаимодействия систем электронного документооборота участников МЭДО: Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, а также федеральных органов государственной власти. Положение о МЭДО было утверждено 22 сентября 2009 года.
Взаимодействие электронного документооборота институтов власти подразумевает ведение электронной переписки, содержащей как общедоступную информацию, так и данные, которые могут относиться к сведениям, составляющим служебную тайну.
Техническая инфраструктура МЭДО состоит из нескольких компонентов:
- головной узел межведомственного документооборота,
- узлы участников МЭДО,
- защищенные каналы связи.
Задачи межведомственного электронного документооборота
Основной задачей межведомственного документооборота является интеграция в единое информационное пространство систем электронного документооборота всех федеральных органов власти.
Цель этой интеграции — добиться полного отказа от обмена бумажными документами между Администрацией Президента, аппаратом Правительства РФ и федеральными ведомствами, исключив таким образом временные задержки при их взаимодействии и потери информации.
Помимо этого, с помощью межведомственного электронного документооборота могут решаться задачи взаимодействия с региональными органами власти (РОИВ). В частности, с помощью МЭДО должна осуществляться передача обращений граждан, поступающих в приемную президента, если их рассмотрение требует участия региональных органов исполнительной власти.
Как организовано МЭДО
Взаимодействие внутренних и внешних, единых и унифицированных инструментов обмена электронной документацией осуществляют посредством сообщений особого вида. В них должны быть:
- файлы с документами;
- реквизиты документации в виде метаданных;
- информация о состоянии документа, его принятии к исполнению, ходе рассмотрения и т. д.
Обмен и взаимодействие должны происходить в едином формате.
При этом предприятиям и учреждениям необходимо обеспечить защищенность информации, полноценную интеграцию в единые системы, современную и удобную автоматизацию, соответствие законодательным нормам и непрерывность обмена данными. Поэтому программные комплексы, которые компании и госучреждения непосредственно используют для сопряжения с МЭДО, стоит подбирать придирчиво.
Государственные требования, оговаривающие «техническую сторону» вопроса, предусматривают наличие на рабочих местах шлюзов с операционными системами (например, Windows или Linux), соответствующее серверное программное обеспечение, адаптерный блок, приводящий карточки СЭД-документации организации в унифицированный формат и т.д. Полноценное, грамотно развернутое ПО позволит поддерживать взаимодействие на высоком качественном уровне.
Какие возможности предоставляет МЭДО для организации?
Общий принцип функционирования МЭДО — информационное взаимодействие, в процессе которого участники обмениваются документацией в цифровом виде, подтвержденной электронными подписями (усиленными, квалифицированными). Официальный формат обмена — PDF/A.
На практике взаимодействие происходит так:
- Отправители в собственной СЭД формируют документы, подписывают их электронной подписью (или несколькими, если нужно).
- Формируются регистрационные данные исходящего документа (графика, визуализация и так далее), их координаты и весь пакет отправляют получателю в виде сообщения для МЭДО.
- При получении нужно проверить документ и электронную подпись (соответствуют ли они государственным требованиям) и, если все в порядке, зарегистрировать в собственной СЭД.
Также в МЭДО реализован и полностью поддерживается механизм передачи официальной документации. Практические инструменты, безусловно, требуют постоянной доработки, но предприятиям, обменивающимся документами с федеральными или региональными органами власти, уже сейчас стоит стать частью государственной системы. Для этого нужно:
- получить адрес и идентификатор, чтобы стать участником системы — путем обращения в ФСО РФ;
- позаботиться о технической инфраструктуре и собственной СЭД, которая будет подключена к МЭДО;
- обеспечить должный уровень сопряжения систем — иметь современный и качественный «адаптер» в виде технического решения.
Решения Docsvision для интеграции внутрифирменных систем документооборота в МЭДО
Компания «ДоксВижн» обеспечивает полное и комплексное сопряжение своих СЭД, развернутых у заказчика, с общими государственными системами. Мы позаботимся, чтобы весь документооборот был сопряжен с межведомственным на должном уровне.
Наши платформы (Docsvision, Docsvision Core) поддерживают механизмы интеграции со всеми официальными госсистемами, включая МЭДО и СМЭВ.
«ДоксВижн» — лидирующий на рынке СНГ и Балтии разработчик инструментов управления документацией и бизнес-процессами, и мы предоставляем высококачественные СЭД/ЕСМ, соответствующие стандартам ISO 9001.
СЭД /ECM решения Docsvision позволяют:
- полностью автоматизировать межведомственное документационное взаимодействие и организовать его в соответствии с государственными правилами;
- вести удаленную работу с СЭД;
- организовать работу с МЭДО, а в дальнейшем — передачу документов в электронный архив;
- поддерживать полноценную работу с обращениями граждан, создавать удобные внутренние регламенты для их принятия и передачи и так далее.
При помощи СЭД / ECM платформы Docsvision можно осуществлять обмен документацией с электронными подписями или без них, регистрировать ее в своей СЭД и проверять на соответствие техрегламенту.
Мы предоставляем инструменты, позволяющие формировать и отображать графику/визуализацию, контролировать отправку и регистрацию бумаг, обрабатывать уведомления об их статусе и сохранять файлы в форматах МЭДО.
Комплексная поддержка предприятия при организации СЭД и МЭДО
Компания «ДоксВижн» совместно с сетью партнеров предоставляет не только современные платформы для развертывания СЭД на предприятиях и в государственных учреждениях, но и предлагает заказчикам комплексную поддержку:
- Создание специализированных решений, которые повысят управляемость и конкурентоспособность предприятия;
- Консультирование заказчика на всех этапах автоматизации документооборота и управленческой деятельности — техническая поддержка предоставляется с партнером, разработавшим конкретное решение при внедрении;
- Обучение персонал работе в СЭД и конкретных приложениях;
- Техническая поддержка, помощь во внедрении, модернизации и масштабировании системы.
Вы можете приобрести типовое готовое решение у Docsvision или одного из наших партнеров (рекомендуется на начальном этапе автоматизации). Также наши специалисты или партнеры помогут сформулировать специфические требования и сконструировать индивидуальное решение на базе платформы.
Источник: https://docsvision.com/info-centr/articles/mezhvedomstvennyy-dokumentooborot.html