УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ УПРАВЛЯЮЩЕГО ПРОЕКТОМ

Сейчас невозможно быть подрядчиком и справляться со всеми тонкостями и нюансами профессии без использования программ управления проектами в строительстве.

Такие программы предлагают огромное разнообразие функциональных особенностей, которые существенно упрощают процесс управления: все от бухгалтерии до составления графиков работ и умения создавать наглядные диаграммы онлайн.

Но какие самые важные особенности должны включать в себя программы для управления проектами в строительстве?

Далее в статье мы предлагаем список выбранных нами функций, которые будут полезны каждому подрядчику, желающему улучшить процессы управления проектом в своем бизнесе.

Основные процессы управления проектами

Если вы работали в строительстве, вы наверняка знаете, что большинство подрядчиков предпочитают использовать специализированный софт для управления проектами, который включают в себя несколько важных элементов:

• управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• управление бухгалтерией и финансами.
• составление графика работ.
• управление командой.
• управление проектами.
• управление строительными материалами.
• ведение документации.
• подсчет инструментов и инвентаря.
• отчеты.
• составление заявок на участие в торгах.
• поручительское гарантирование и т.д.

Так что же на современном рынке могут предложить программы по управлению проектами в современном строительством для того, чтобы помочь в управлении такими аспектами деятельности? По порядку.

1. Система управления взаимоотношениями с клиентами

Элементы CRM-систем в строительных программах позволяют подрядчикам хранить контактные детали своих клиентов или импортировать их из других источников и прикреплять важную документацию по каждому клиенту. Некоторые программные CRM решения также дают возможность автоматизировать планирование и высылать напоминания клиентам.   

Некоторые решения предлагают опции поиска и сохранения истории, позволяющие легко отслеживать общение и прогресс по каждому клиенту. Системы и возможности для CRM являются самыми востребованными среди подрядчиков и помогают выделиться в высококонкурентом рынке.

2. Управление бухгалтерией и финансами

Возможности управления бухгалтерскими процессами — это то, без чего невозможно обойтись, особенно если вы производите все расчеты самостоятельно. Обычно они включают в себя формирование бюджета, составление платежных ведомостей, выставление счет-фактур, предъявление счетов, кругооборот наличных средств и т.д.

Они помогают подрядчикам принимать взвешенные, обоснованные решения, иногда непосредственно на месте строительства объекта, когда необходимо оперативно спланировать расходы и сделать финансовый прогноз здесь и сейчас.

Другими замечательными аспектами этих фич являются электронные платежи и отслеживание платежей, формирование электронных заказов и их трекинг.

3.  Управление сроками проекта и планирование

Каким бы простым ни казалось планирование, оно здорово помогает подрядчикам организовать рабочее время самым наилучшим образом и отслеживать занятость рабочей команды.

Возможности планирования позволяют подрядчикам назначать задачи на участников проекта, отслеживать прогресс выполнения задач, назначать различный уровень приоритета каждой из задач, а также граммотно управлять сроками реализации проектов.

4. Управление временем проекта и командой

Возможности управления командой переплетаются с планированием. Лучшие из приложений для управления командой фокусируются на командном прогрессе, статусе выполнения задач и управлении временем проекта (трекинг времени), необходимого на выполнение задач. Они также создают возможности для координированной работы команды, чтобы каждый  работник знал о всех изменениях в ходе проекта.

Некоторые программные решения для подрядчиков также имеют функциональные особенности для отслеживания членов команды по GPS.

5. Управление изменениями в проекте и документацией

Некоторые подрядчики предпочитают пользоваться отдельным приложением для управления проектами, которое позволяет им  видеть все их проекты с высоты птичьего полета, но в то же самое время иметь возможность отслеживать все мельчайшие детали проектов.  

Некоторые из перечисленных ранее возможностей также могут быть включены сюда, но на проектной основе — например, финансовые документы, спланированные задачи и информация о клиентах.

Подобные возможности могут включать запросы информации, договоры поставок, отслеживание стадий, на которых находится проект, трекинг субподрядчиков, разрешительные документы, деловые предложения и управление всей документацией, касающейся проекта.

6. Управление материально-техническим обеспечением и ресурсами

Возможности отслеживания ресурсов очень часто тесно взаимосвязаны с отслеживанием необходимых инструментов и оборудования.

Они дают возможность мониторить и контролировать все процессы, связанные со материалами от ваших поставщиков, их расценками и оплатой.

А благодаря возможности отслеживания ресурсов вы можете в любой момент времени знать, где, как и кем оно применяется, и располагать всей необходимой информацией о сроках гарантийного обслуживания или необходимости в ремонте.

7. Поручительское гарантирование

Ни один подрядчик не может выполнять работу на законных основаниях без лицензии и поручительских гарантий. К сожалению, их получение иногда может быть довольно долгим процессом, где сбор всех необходимых подтверждений на бумаге занимает целую вечность. На данный момент запросы на продление поручительских гарантий еще не были интегрированы в программные решения для подрядчиков.

Но некоторые из компаний, оказывающие содействие в их получении, уже сделали первый шаг для подачи заявок на поручительские гарантии и их продления онлайн, через свои собственные программные решения.

А кое-какие из этих компаний уже даже предлагают получить доступ к гарантии и возможности вывода ее на печать всего после 30 минут подачи заявки. Это огромное облегчение для тех подрядчиков, которые связаны тесными временными рамками или откладывали продление гарантий до последнего момента.

 Подобные программные решения также заранее высылают напоминания о необходимости продления поручительских гарантий. 

Программы для управления проектами

Программы для CRM: Procore, PayPanther, Builder CRM & Marketing, DBX

Программы для управления бухгалтерией и финансами: Procore, PayPanther, Construction Partner, eHARDHAT

Программы для управления сроками проектов: GanttPRO, Zoho Projects, Web Resource, Bitrix24

Программы для управления командой: GanttPRO, Basecamp, Smartsheet

Программы для управления проектами и документацией: EasyBuild, Jonas Premier, Knowify, GanttPRO

Программы для управления ресурсами: Snappii Mobile Apps, BuilderStorm, ClickHome

Программы для управления рисками: Congrid

Хотите добавить что-нибудь к этому списку?

Знаете ли вы о каких-либо еще абсолютно незаменимых возможностях в программных решениях, c помощью которых управление проектами в строительстве позволяет достигнуть результата наиболее эффективным образом?

Источник: https://blog.ganttpro.com/ru/upravleniye-proektami-gantt-chart/

Управление проектами в строительстве

Строительство – это двигатель экономики во всем мире. Вокруг каждого объекта функционирует множество компаний. Одни отвечают за поставку необходимого оборудования, другие – за снабжение строительными материалами. Это очень ответственная и достойная уважения работа.

В каждом проекте взаимодействуют инженеры, архитекторы, подрядчики, заказчики услуг и многие другие. Процесс создания успешной команды требует высокой организации и планирования.

Для того, чтобы сделать работу более отлаженной и прозрачной для всех, кто принимает участие в проекте, мы составили список инструментов, который может помочь в строительстве. 

Управление командой и проектами 

Если вы работаете в строительной сфере, то в данном случае просто невозможно работать без специализированного софта, который подразумевает управление командой и проектами. 

Прежде всего, речь идет о бережном отношении ко времени. Давайте вспомним о производственной системе менеджмента Тойоты (TMS), в которой выделяется 7 видов потерь. Составной частью большинства видов потерь как раз и является время. Речь может идти о  бесполезных совещаниях, откладывания задач “на потом”, нарушение сроков сдачи проектов и т.д. 

Именно поэтому так важно знать о технологиях эффективного управления проектами, вне зависимости от сферы где вы работаете: будь это строительство или производство. 

Wrike – это платформа, благодаря которой можно настраивать рабочий процесс и цепочки зависимых задач. Это позволяет наглядно показать, в какое время выполняются эти задачи и в какой последовательности их нужно выполнять для того, чтобы проект был вовремя отправлен заказчику или на экспертизу. 

Системы для 3D-визуализации

С чего начинается 3D-визуализация? Если мы говорим о проектировании, то в данном случае речь идет об Информационном Моделировании Зданий (Building Information Modeling), которое основывается на трехмерной модели.

BIM-технологии – это по сути виртуальный аналог реальных элементов зданий. Данная визуализация позволяет выбрать наилучшие проектные решения для того, чтобы представить их  заказчику. В целом, работа проектировщика становится более прозрачной для всех участников, которые принимают участие в проекте – от архитектора до главного инженера. 

Revit – это программное обеспечение, разработанное  на основе технологии BIM. Сервис дает возможность проектировать сложные архитектурные элементы, включая строительные конструкции, инженерные системы и само планирование строительства. 

Также хочется отметить Dynamo – это бесплатное приложение к Revit. Это инструмент визуального программирования для ускорения процесса проектирования, который может работать и без Revit. 

BIM в строительстве. Связь Revit с Wrike через Dynamo (Александр Попов, ФСК Лидер)

AutoCAD – это программное обеспечение, которое относится к системе автоматизированного проектирования (САПР) и черчения. Основная задача данного инструмента – это создание 2D и 3D объектов и чертежей. С помощью AutoCAD можно проектировать, визуализировать и эффективно воплощать идеи. 

Аналитические системы

Oracle Business Intelligence – это решение для управления проектными документами, а также контролем себестоимости проектных работ и их выполнения.

Данный софт помогает организациям контролировать строительные проекты в соответствии с установленным графиком и в рамках выделенного бюджета.

Oracle BI также дает возможность анализировать большой объем данных и решать стратегические задачи. 

Также хочется упомянуть об инновационном стартапе TraceAir, который разрабатывает программное обеспечение для контроля качества и стоимости строительства при помощи продвинутых аналитических алгоритмов. Этот софт позволяет проверять работу на строительной площадке и сделать процесс строительства более прозрачным и контролируемым благодаря беспилотным летательным аппаратам. 

Системы бюджетирования и ведения финансовой отчетности

Управление бухгалтерскими процессами — это то, без чего невозможно обойтись в строительной сфере.

Как правило, оно включает в себя формирование бюджета на реализацию проекта и многие другие важные аспекты. Инструмент должен помочь оперативно спланировать расходы и сделать финансовый прогноз.

 Некоторые строительные компании пользуются такими инструментами, как, например, Визардсофт, Смета.RU, PayPanther. 

Системы автоматизации документооборота

ЭОС – ведущий разработчик систем управления документооборотом, включая электронные и бумажные архивы, который является лидером рынка в  России и странах СНГ. Также хочется отметить такие платформы, как Knowify, Jonas Premier и EasyBuild. 

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и проектами

Такие программы позволяют хранить контактные данные клиентов, обновлять статусы по взаимодействию с ними, а также добавлять важные документы по каждому контакту. Основное преимущество CRM решений заключается в том, что они дают возможность отслеживать прогресс по каждому клиенту. Одни из самых популярных и востребованных платформ – это Procore, DBX и Builder CRM & Marketing. 

Планирование проектирования

Планирование проектирования с  Wrike (Александр Попов, ФСК Лидер)

Хочется отметить, что в Wrike есть диаграмма Ганта, которая дает возможность отслеживать график выполнения задач (например, вашими подрядчиками).

С ее помощью можно просматривать проекты, которые находятся в работе, а также отслеживать взаимосвязь между проектами. Важнейшее преимущество диаграммы Ганта заключается в том, что она помогает планировать основные вехи и визуально отражать объемы проектов.

Таким образом, у менеджера появится возможность наглядно увидеть загруженность своей команды и перераспределить ресурсы на выполнение задач. 

Чтобы узнать больше о том, как решение «Управление совместной работой от Wrike» может помочь вашей команде в строительстве, зарегистрируйтесь для получения бесплатной 14-дневной пробной версии, скачайте нашу электронную книгу!

Источник: https://www.wrike.com/ru/blog/upravlenie-proyectami-v-stroitelstve/

Участки автоматизации:

• Календарное планирование (диаграмма Ганта).
• Планирование производственных затрат и ресурсов.
• Финансы проекта.
• Маркетинг и продажи.

«Первая Форма» автоматически отображает реальный ход проекта

Основное отличие решения «Первой Формы» от многочисленных систем управления проектами состоит в том, что модуль проектного управления позволяет выстраивать совокупность проектов/подпроектов/этапов и работ из реальных объектов системы задач, подзадач, сроков и исполнителей.

Таким образом, диаграмма Ганта в «Первой Форме» отображает ход проекта в реальном времени, снимая необходимость в искусственном поддержании актуальности силами руководителя проекта. За работу с отдельной задачей диаграммы отвечает конечный исполнитель, указывая информацию о факте выполнения работ по проекту.

Возможность сравнения текущего статуса проекта с предыдущими версиями проектного плана.

Контроль финансирования

Разработка планов бюджетирования проектных работ с привязкой к плановым срокам оплат и предметам целевого финансирования. Согласование и утверждение планов, построение помесячного плана целевого инвестирования.

Контроль исполнения запланированных платежей. Автоматическая инициация задач оплаты по текущему проекту. Соотнесение фактически совершенных исходящих платежей с плановыми затратами по проекту.

 Проактивный контроль выполнения бюджета.

Эффективное управление разработкой и выполнением проекта

• Управлять ресурсами, затратами, рисками в рамках календарного плана.
• Сокращать сроки выполнения работ за счет оптимизации проектного плана и повышения исполнительской дисциплины.
• Управлять финансами проекта в контексте проектного плана.
• Обеспечивать контроль хода проекта на основе метода критического пути.

Детализация выполняемых работ на этапе проектирования возможна вплоть до разработки отдельных документов и их частей, а на стадии строительства до отдельной сметы подрядчика.

Отчетность по отклонениям проекта

Система самостоятельно следит за процессом исполнения графика и проактивно оповещает руководство о возможных или уже произошедших нарушениях.

«Первая Форма» может оперативно отправлять различные типы уведомлений по план-фактным отклонениям и их причинам на основании данных о завершении/принятии этапов и работ, а также данных о факте выполнения платежей, полученных из учетной системы.

Возможна индивидуальная настройка комбинаций автоматических действий, выполняемых системой при возникновении план-фактных отклонений.

Улучшение управления проектами

Благодаря отработанной методологии построения организационных регламентов и процедур, решение позволяет управлять полным циклом работ по проекту, оптимизировать служебные бизнес-процессы, оперативно взаимодействовать с подрядчиками и быстро принимать решения по инцидентам.

Бизнес под контролем

• Увеличение точности планирования — на 30%
• Аккуратность и своевременность взаиморасчетов — в 2 раза
• Улучшение управления проектами — в 3 раза
• Высвобождение средств — 15% от авансов
• Повышение исполнительской дисциплины — в 2 раза

Увеличение скорости согласования нового проекта/этапа работ. Оперативность коммуникаций с инвесторами и подрядными организациями в единой среде. Снижение рисков злоупотреблений и избыточного потребления материалов и трудозатрат. Контроль отклонений, рентабельности. Предотвращение срывов сроков по проекту. Быстрый доступ ко всем документам и данным по проектам. Увеличение коммуникаций сотрудников, занятых в проекте. Повышение безопасности проектных данных. Уменьшение рисков простоя площадей, увеличение эффективности их использования.

Гибкие настраиваемые маршруты позволяют в короткие сроки адаптировать решение для работы в любой компании.

Итоги внедрения в реальной компании

• Максимальное отклонение бюджета по проектам за следующие два года сократилось в 5 раз.
• Сокращение сроков реализации проекта за счет устранения информационных и коммуникационных разрывов.
• Повышение лояльности Заказчиков.
• Значительное сокращение сроков разработки регламентных документов, сокращение времени обучения новых сотрудников.
• Генеральный директор получил 3 часа дополнительного времени в сутках.

Источник: https://1forma.ru/project-management-development.html